KURSUPPGIFT >> 1. Läs ”Organisation”.

ORGANISATION

När man försöker få igång någonting, kan det hända att grunderna i organisation saknas.

Ordet organisera betyder att forma inbördes besläktade och underordnade delar till en helhet; att ge en definitiv och ordnad struktur till. Utifrån detta får man ordet organisation.

Organisation innebär att indela handlingar och arbetsuppgifter i specialiserade funktioner.

Man kan organisera en serie handlingar som man skall göra själv. Detta skulle innebära att ta reda på vad som måste göras, och göra det man kan göra först och därefter utföra resten i lämplig turordning, alltsammans i syfte att uppnå ett slutligt fullbordande av en handlingscykel som främjar ens tilldelade eller postulerade syften.

En grupp är organiserad för att möjliggöra flöden och få till stånd specialiserade åtgärder, vilka i sig fullbordas. Genom dessa små åtgärder eller fullbordanden främjas eller uppnås gruppens tilldelade eller specialiserade syfte.

Det är skillnad på att leda och att göra, något som vissa människor har svårt för att hålla isär. Personer i ledande ställning har brister ibland i organisatorisk förståelse och försöker därför ta hand om allting själva. Om detta går till överdrift kan det effektivt skingra en grupp och göra den värdelös, eftersom alla dess medlemmar utom en saknar funktioner, då de har berövats dessa av denna monopolist i aktion.

Visst, en aktiv och kompetent person kan utföra saker och ting bättre. Men han kan faktiskt aldrig göra mer än han kan göra. En välorganiserad grupp, där var och en har specialiserade funktioner, och är samordnade av en ansvarig, kan däremot åstadkomma många gånger mer än det arbete som kan utföras av enbart en person.

Tack vare att en grupp är organiserad, är den svårare att tillintetgöra än en individ.

En kompetent individ, som alltför ofta har svikits av grupper, har en tendens att ta på sig hela arbetet själv, i stället för att snabbt få fason på gruppen och få saker och ting organiserade.

Den korrekta åtgärden när man står inför något som är absolut nödvändigt och som har uppstått till följd av en grupps inkompetens eller av andra orsaker, är att:

1. Hantera det;

2. Organisera gruppen, så att den kan hantera sådana saker och sköta sina uppgifter.

Man kan köra fast på 1 och, om man gör det, ställs man inför problem och överarbete härifrån och till tidens ände, därför att man dessutom underlåter att göra 2.

Den värsta underlåtenheten i varje grupp är att inte organisera.

Världens arbetare må resa sig, men om de inte kvickt organiserar sig före eller efter denna händelse, kommer de omgående att sättas på plats igen!

Den främsta orsaken till att inte organisera är helt enkelt att det inte finns någon förståelse av vad det innebär.

Exempel: En exekutiv blir tillsagd att han är ansvarig för att genomföra projekt X. Han känner inte till mycket om det. Han har två män som verkligen gör det. Fel åtgärd är att själv försöka göra projekt X eller att utfärda massor av overkliga order. Rätt åtgärd är att kalla till sig den man som faktiskt känner till det, ge honom den andre som medhjälpare och säga åt dem att sätta igång. Utan att lägga sig i, bör sedan den exekutiv som mottog ordern själv sätta sig in i projekt X, så att han kan se till att det genomförs, samtidigt som han låter de utsedda personerna fortsätta med det.

Denna uppfattning av organisation är lika enkel som detta – utse någon att göra jobbet och låt honom fortsätta med det. När det gäller ett projekt går man igenom alla de saker som skall göras, delar upp de olika arbetsuppgifterna i enskilda jobb, tillsätter personer till dessa, tillhandahåller linjerna på vilka kommunikation färdas mellan gruppmedlemmarna, tillhandahåller material och kontakter med andra terminaler och låter gruppen sätta igång med det.

Varje jobb, oavsett hur underordnat det är, måste organiseras.

Var och en som har ansvar för människor måste kunna organisera funktioner och arbete.

I annat fall får man mycket lite gjort och drar på sig mycket extraarbete. Och resten av gruppen försvagas.

Genom att förstå att det finns något sådant som organisation, att ämnet har kodifierats och att det kan läras och att det kan tillämpas, kan alla grupper lyckas i sina strävanden.

antagna vara sanna, verkliga eller nödvändiga, särskilt som en grund för tänkande.